Personoplysninger og privatliv

Den korte og lange version finder du her

Der er meget snak om personoplysninger og privatlivspolitik i øjeblikket. Hvem har hvilke oplysninger, og hvad bliver de brugt til? Ejerforeningen ønsker, at alle skal være trygge og føle sig ordentligt behandlet. Her beskrives kort de mest typiske eksempler på, hvordan vi håndterer dine personoplysninger.

Vi har oplysninger om dig fordi vi står for drift af E/F’s økonomi, sikkerhed og ejendommens vedligeholdelse. Vi har brug for dine oplysninger for at kunne opgøre dit forbrug og for at alle bidrager korrekt til E/F’s fælles drift. Vi har aftale med Dansk Forvaltningsselskab om at varetage det meste på E/F’s vegne. Gennem aftalen sikrer vi at persondataloven overholdes.

Vi har almindelige kontaktoplysninger på dig som navn, adresse, telefon, bankkonto og evt. e-mail. Og vi samler data om forbrug af varme og vand. Vi har ikke såkaldt personfølsomme data, som f.eks. race, religion, helbred, strafbare forhold. Kun i tilfælde af et retsligt behov (f.eks. erstatningskrav efter hærværk) vil vi skaffe nødvendige følsomme data.

Vi gemmer kun de oplysninger, som er nødvendige for driften af foreningen og ejendommen. Hvis de ikke længere er relevante, bliver de slettet, (senest efter 12 mdr).

Vi beskytter elektroniske data med koder, fysisk arkiv med dobbelt låse og begrænser adgang til ”must have”.

Dden præcise beskrivelse af, hvoran vi forvalter persondata kan læses herunder.

Ejerforeningens medlemmer kan læse databehandleraftalen under ”for beboere – med kode” her.

Læs mere om vores Cookies

Ejerforeningens forvaltning af personlige oplysninger

  • E/F Langelinie Allé 3-9 (E/F) er omfattet af den nye persondataforordning fra maj 2018.
  • Ejerforeningen ved dets formand er således dataansvarlig for håndteringen af persondata, jfr. Persondataforordningen. Skriv til: bestyrelsen@langelinie3-9.dk
  • Formålet med databehandlingen er administration af E/F’s drift og vedligeholdelse af ejendommen, jfr. foreningens vedtægter – særligt § 3, 4 og 22.
  • E/F har indgået en databehandleraftale med Dansk Forvaltnings Service (DFS) om indsamling og behandling af personoplysninger nødvendige for opfyldelse af formålet, f.eks. ejerkartotek, bogholderi, regnskaber – herunder forbrugsregnskab.
  • Registrerede personer:
    • Medlemmer af E/F, herunder lejere af medlemmers ejendom
    • Personer, der figurerer på en venteliste i E/F
    • Såfremt medlemmer af E/F eller lejere i E/F er en juridisk person, behandles tillige oplysninger om personer, som er ansat i, repræsenterer eller ejer den juridiske person
    • Modtagere af mails om nyheder på E/F’s hjemmeside
  • Kategorier af data der tilgår E/F:
    • Forvaltningen omfatter behandlingen af almindelige personoplysninger som personernes navn, telefon, adresse, bankkonti, email m.v.
    • Forvaltningen omfatter i almindelighed ikke personfølsomme data som race, politisk eller religiøs overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsmæssige og seksuelle forhold. Dog undtages oplysninger i det omfang det er berettiget til at gøre det i henhold til dansk lovgivning, f. eks. et strafbart forhold i form af hærværk mod ejendommen, vold eller trusler om vold mod andre brugere af ejendommen eller et potentielt retskrav i form af erstatningskrav som følge af skader.
  • E/F har indgået partnerskabsaftale med
    • Ista om registrering af forbrug af varme og vand til brug for forbrugsregnskab. Dette udfærdiges af DFS under databehandleraftalen, hvorfor Ista ikke tilgår personoplysninger.
    • Lyngby låse om forvaltning af Videoovervågning og adgangschips. Dette varetages uden brug af personoplysninger. Det samme gælder aftale med TekCom om dørtelefonsystem.
  • Teknisk og organisatorisk forvaltning
    • Oplysninger gemmes op til 12 måneder efter formålet med databehandlingen er ophørt, hvorefter data slettes. F.eks. kan oplysninger til brug for forbrugsregnskab være nødvendige 12 mdr. efter ejerskifte.
    • Logning af optagelser fra videoovervågningen og adgangschips gemmes op til 5 uger, hvorefter de slettes. Der tages ikke back up.
    • Videoovervågning og administration af adgangschips er kodet. To bestyrelsesmedlemmer samt vicevært er betroet koden. Serveren befinder sig i arkivrum.
    • E/F’s mailadresse – er kodet, som kun den aktuelle bestyrelse er betroet.
    • E/F’s arkivrum er beskyttet med dobbelt dør hver med dobbelt lås, som kun den aktuelle bestyrelse og vicevært har nøgler til. En af nøglerne er chipkodet, som kan inddrages separat.
  • Opfølgning på forvaltning af dataansvaret
    • Hændelser og review vedr. forvaltningen gennemgås efter hver konstituering af bestyrelsen i april/maj. Herunder sikres at nye bestyrelsesmedlemmer er gjort bekendt med reglerne.